Anfragen kommen nicht an
Das Kontaktformular verschickt keine Nachrichten mehr
Das Formular auf Ihrer Website sieht aus wie immer und zeigt nach dem Absenden sogar die Bestätigung an. Bei Ihnen kommt trotzdem keine Nachricht mehr an.
Das fällt meist erst nach Wochen auf, weil niemand eine Fehlermeldung sieht. In den meisten Fällen liegt es am Versandweg der Mails, und der lässt sich mit einer einmaligen Einrichtung dauerhaft reparieren.
Ob Ihre Seite betroffen ist, können Sie in zehn Minuten selbst prüfen.
In zwei Fragen zur Ursache
Schicken Sie eine Testnachricht über Ihr Formular ab und klicken Sie an, was Sie sehen. Hier wird nichts gespeichert oder verschickt.
Was passiert direkt nach dem Klick auf Senden?
Schicken Sie über Ihr Formular eine Testnachricht ab und achten Sie auf die Rückmeldung.
Liegt die Testnachricht im Posteingang?
Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.
Die Nachricht erreicht WordPress gar nicht erst. Häufige Ursachen sind ein falsch eingerichteter Spamschutz mit Captcha, ein Zwischenspeicher (Cache), der eine veraltete Fassung der Seite ausliefert, ein Sicherheitsplugin, das die Anfrage blockiert, oder ein Konflikt mit einem anderen Plugin nach einem Update.
Testen Sie das Formular in einem privaten Browserfenster und notieren Sie eine Fehlermeldung wörtlich. Plugins nacheinander zu deaktivieren sollten Sie nur mit einem aktuellen Backup tun und am besten auf einer Testkopie der Seite.
Das Formular hat gesendet, die Zustellung der Mail scheitert. Das liegt fast immer am Versandweg: WordPress verschickt ohne Anmeldung über den Webserver, und große Mailanbieter nehmen solche Nachrichten kaum noch an.
Prüfen Sie zuerst Empfänger- und Absenderadresse im Formular. Der wirksamste einzelne Schritt ist danach der Versand über SMTP mit einem Postfach Ihrer Domain. Wie das geht, steht unter So prüfen Sie es selbst.
Im Moment funktioniert der Versand. Fehlen Anfragen nur von bestimmten Empfängern oder Anbietern, sehen Sie sich die SPF- und DKIM-Einträge Ihrer Domain an, dazu mehr weiter unten.
Schicken Sie nach jedem Update und sonst einmal im Monat eine Testnachricht ab. Das dauert zwei Minuten.
- Der Versandweg ist das Problem. WordPress verschickt meist ohne Anmeldung über den Webserver, und große Mailanbieter nehmen das kaum noch an.
- Einmal richtig einrichten. Versand über ein echtes Postfach Ihrer Domain, eine einmalige Einrichtung von meist unter einer Stunde.
- Der Test entscheidet. Handeln müssen Sie, wenn Ihre Testnachricht nicht im Posteingang landet.
Anfragen aus der Zwischenzeit lassen sich nur wiederherstellen, wenn das Formular-Plugin die Eingaben zusätzlich speichert.
Warum die Nachrichten nicht mehr ankommen
WordPress verschickt Mails im Auslieferungszustand über eine einfache Funktion des Webservers. Dabei meldet es sich an keinem Postfach an, der Server gibt lediglich an, im Namen Ihrer Domain zu senden.
Große Anbieter wie Gmail, Outlook oder GMX lassen das immer seltener durch. Sie schauen in den Einträgen Ihrer Domain nach, welche Server senden dürfen. Passt das nicht zusammen, landet die Nachricht im Spam oder wird ohne Rückmeldung verworfen.
Ihr Formular meldet trotzdem Erfolg, denn aus seiner Sicht hat es die Mail ordnungsgemäß übergeben.
Bei neuen Kunden sehe ich das oft: Das Formular wurde beim Bau der Seite einmal getestet und danach nie wieder.
Das Formular zeigt in beiden Fällen eine Erfolgsmeldung. Den Unterschied sehen Sie erst im Postfach des Empfängers.
Sendet das Formular nicht ab, oder kommt die Mail nicht an?
Achten Sie beim Test darauf, was direkt nach dem Klick auf Senden passiert. Dahinter stecken zwei verschiedene Fehler mit verschiedenen Ursachen:
| Was Sie sehen | Wo es hakt | Häufige Ursachen |
|---|---|---|
| Eine Fehlermeldung, ein Ladesymbol, das nicht aufhört, oder gar keine Rückmeldung | Das Formular sendet nicht ab. Die Nachricht erreicht WordPress gar nicht erst. | Ein Spamschutz mit Captcha, also der Abfrage, ob ein Mensch das Formular ausfüllt, der falsch eingerichtet ist. Ein Zwischenspeicher (Cache), der eine veraltete Fassung der Seite ausliefert. Ein Sicherheitsplugin, das die Anfrage blockiert. Ein Konflikt mit einem anderen Plugin nach einem Update. |
| Eine Erfolgsmeldung, aber keine Mail im Postfach | Das Formular hat gesendet, die Zustellung der Mail scheitert. | Fast immer der Versandweg, siehe die Tabelle unten. |
Im ersten Fall helfen die Schritte zum Mailversand nicht weiter. Testen Sie das Formular dann in einem privaten Browserfenster und notieren Sie eine Fehlermeldung wörtlich.
Einen Plugin-Konflikt grenzt man ein, indem man Plugins nacheinander deaktiviert. Das sollten Sie nur mit einem aktuellen Backup tun und am besten auf einer Testkopie der Seite, weil dabei auch andere Funktionen kurz ausfallen.
Die typischen Auslöser
| Situation | Häufige Ursache |
|---|---|
| Es kam nie zuverlässig an, mal ja, mal nein | Die Website versendet über den Webserver, ohne sich an einem Postfach anzumelden. Das ist die mit Abstand häufigste Ursache. |
| Seit einem Update des Formular-Plugins | Der Absender oder die Empfängeradresse im Formular wurde zurückgesetzt oder wird anders behandelt. |
| Seit dem Umzug zu einem neuen Hoster | Beim alten Anbieter war ein Mailversand eingerichtet, beim neuen fehlt er. |
| Nur bei bestimmten Empfängern | Für Ihre Domain fehlen die SPF- und DKIM-Einträge, oder sie sind falsch gesetzt. Manche Anbieter prüfen strenger als andere. |
| Alles kommt an, aber im Spam | Dieselbe Ursache, die der Empfänger nur etwas milder bewertet. |
So prüfen Sie es selbst
- Testnachricht schickenAn einen großen Anbieter, nicht nur an Ihre eigene Domain.
Mehr dazu
Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.
- Empfängeradresse prüfenAlte Adresse oder ehemaliger Mitarbeiter? Dann ist die Ursache gefunden.
- Absenderadresse prüfenUnter Von oder From gehört eine Adresse Ihrer Domain.
Mehr dazu
Etwa formular@ihre-domain.de. Die Adresse des Besuchers gehört unter Antwort an.
- Versand über SMTP einrichtenWordPress meldet sich vor jedem Versand an einem echten Postfach an.
Mehr dazu
Wie Ihr Mailprogramm, mit den Zugangsdaten eines Postfachs Ihrer Domain.
- Protokoll aktivierenZeigt, welche Mail wann rausging und ob der Server sie annahm.
Mehr dazu
Versand-Plugins zeichnen das auf. So sehen Sie in einer Minute, ob es an Website oder Empfänger lag.
Wenn Sie nur eine Sache umsetzen, dann den Versand über SMTP mit einem Postfach Ihrer Domain. Damit ist der Großteil der Fälle erledigt, und außer der Einrichtung entstehen keine Kosten.
Einträge in der Domain und weitere Absicherung
SPF und DKIM sind Einträge in der Domain, die festlegen, welche Server in Ihrem Namen senden dürfen. DKIM versieht jede Mail zusätzlich mit einer digitalen Unterschrift, die der Empfänger prüfen kann. Die passenden Werte bekommen Sie von dem Anbieter, über den Sie versenden. Eingetragen werden sie dort, wo Ihre Domain verwaltet wird.
Dazu kommt DMARC. Dieser Eintrag sagt empfangenden Servern, was sie mit Mails tun sollen, die die Prüfung nicht bestehen. Gmail und Yahoo verlangen DMARC seit 2024 von Massenversendern, und auch bei einer kleinen Domain hilft er, dass Ihre Mails als echt erkannt werden.
DMARC baut auf SPF und DKIM auf und wirkt nur, wenn mindestens einer der beiden stimmt und zur sichtbaren Absenderadresse passt. Beginnen Sie deshalb mit einer Einstellung, die nur beobachtet und nichts abweist. Eine strenge Einstellung kann sonst auch Mails blockieren, die ein Newsletter-Programm oder ein Shop ganz regulär in Ihrem Namen verschickt.
Bei einem Kunden wies T-Online die Mails seiner Domain ab. Ursache waren zwei fehlende DNS-Einträge für Google Workspace, also Einträge in der Domainverwaltung, die dem Empfänger bestätigen, dass Google im Namen der Domain senden darf. Ich habe sie am Morgen nach der Meldung ergänzt.
In einem anderen Fall kamen die Bestätigungsmails einer Website bei Empfängern mit Gmail- und Web.de-Adressen nicht an. Nach der Umstellung auf einen eigenen Versanddienst kamen sie noch am selben Tag an.
Unabhängig vom Versandweg lohnen sich zwei Vorkehrungen:
- Kopie an ein zweites Postfach. Fällt der Hauptempfänger aus, liegt die Anfrage trotzdem irgendwo.
- Eingaben in der Datenbank speichern. Viele Formular-Plugins können das, dann geht auch bei Mailproblemen keine Anfrage verloren.
Wer zwei Wochen lang keine Anfrage bekommt, denkt meistens zuerst an eine ruhige Auftragslage. Schicken Sie deshalb nach jedem Update und sonst einmal im Monat eine Testnachricht ab. Das dauert zwei Minuten.
Kommt die Testnachricht auch nach der Einrichtung von SMTP nicht an, fehlt Ihnen der Zugang zur Domainverwaltung oder senden mehrere Dienste im Namen Ihrer Domain, etwa Google Workspace, ein Newsletter-Programm und ein Shop, wird es schnell unübersichtlich. Ein falsch gesetzter SPF- oder DMARC-Eintrag kann dann auch Ihre normalen geschäftlichen Mails treffen. In diesem Fall prüfe ich Versand, Absender und DNS-Einträge für Sie und sage Ihnen vorher, was es kostet.
Häufige Fragen
Woran merke ich, dass Anfragen verloren gehen?
Oft gar nicht direkt, weil das Formular weiter eine Erfolgsmeldung zeigt. Hinweise sind eine ungewöhnlich lange Pause ohne Anfragen oder Kunden, die am Telefon sagen, sie hätten Ihnen schon geschrieben. Sicher sind Sie erst nach einer Testnachricht an eine Adresse bei einem großen Mailanbieter.
Muss ich ein anderes Formular-Plugin nehmen?
Normalerweise nicht. Das Formular nimmt die Nachricht meistens korrekt entgegen, das Problem liegt beim Versand dahinter. Ein neues Formular-Plugin würde denselben Versandweg nutzen und hätte deshalb dasselbe Problem.
Wer trägt die DNS-Einträge ein?
Derjenige, der Ihre Domain verwaltet. Das ist oft der Hoster, manchmal ein separater Domainanbieter oder die Person, die Ihre E-Mail-Postfächer eingerichtet hat. Wenn Sie mir den Zugang dazu geben, übernehme ich das mit.
Was kostet es, das beheben zu lassen?
Wenn nur der Versand über ein Postfach eingerichtet werden muss, ist das meist in unter einer Stunde erledigt. Mehr Aufwand entsteht, wenn die Domain bei einem anderen Anbieter liegt als die Website oder wenn mehrere Dienste im Namen Ihrer Domain senden, etwa ein Newsletter-Programm und ein Shop. Den Preis nenne ich Ihnen, bevor ich anfange.
Mailversand einrichten
Damit Anfragen wieder ankommen
Schicken Sie mir die Adresse Ihrer Website und das Postfach, in dem die Anfragen landen sollen. Ich prüfe, auf welchem Weg Ihr Formular heute versendet, und schreibe Ihnen, was fehlt und was die Einrichtung kostet.
Wenn Sie mir den Auftrag geben, stelle ich den Versand auf ein Postfach Ihrer Domain um, trage SPF, DKIM und DMARC ein und teste mit mehreren Mailanbietern, ob die Nachrichten ankommen.
Weitere Anleitungen und Einschätzungen finden Sie im Ratgeber.
