Termine und Plätze online vergeben
WordPress Buchungssystem:
Termine und Plätze direkt über Ihre Website vergeben
Ich baue Ihnen ein Buchungssystem in Ihre WordPress-Website ein, damit Ihre Kunden Termine, Kursplätze oder Veranstaltungen selbst buchen und die Bestätigung gleich per Mail bekommen.
Oft reicht dafür ein gutes Plugin, das ich einrichte und an Ihre Abläufe anpasse. Wenn Ihre Regeln komplizierter sind, programmiere ich die Buchung selbst. Auf Ihre Anfrage antworte ich in der Regel innerhalb eines Werktags.
Was Sie mit einer Buchung auf der Website erreichen wollen
Die meisten Anfragen beginnen mit dem gleichen Wunsch: Termine sollen nicht mehr per Mail und Telefon hin und her abgestimmt werden. Ein Coach möchte freie Gesprächstermine zeigen, eine Trainerin ihre Seminarplätze vergeben, eine Schule ihre Präsenztage füllen.
Ihre Kunden sehen, was frei ist, buchen selbst und bekommen sofort eine Bestätigung. Sie sehen auf einen Blick, wer wann kommt.
- Kunde sieht freie Terminedirekt auf Ihrer Website
- Kunde bucht selbstohne Mail und Telefon hin und her
- Bestätigung per Mailsofort, mit den richtigen Angaben
- Erinnerung vor dem Terminwenn Sie das möchten
- Der TerminSie wissen vorher, wer wann kommt
Die Erinnerung ist optional. Ob und wann sie verschickt wird, klären wir vor dem Angebot.
- Wie viele Plätze hat ein Termin?
- Was passiert, wenn er voll ist?
- Wer darf überhaupt buchen?
- Was soll in der Bestätigungsmail stehen?
Plugin oder eigene Lösung
Ein fertiges Buchungs-Plugin reicht, solange jeder buchen darf und es nur um Zeit und Plätze geht. Hängt die Buchung an Bedingungen, lohnt sich eine eigene Lösung.
Bestätigung, die ankommt
Die Bestätigungsmail gehört zum Buchungssystem dazu. Ich prüfe, dass sie mit den richtigen Angaben verschickt wird und auch ankommt.
Termine selbst pflegen
Sie pflegen Termine und Plätze nach der Übergabe selbst. Dafür bekommen Sie eine kurze Anleitung.
Plugin oder eigene Programmierung
Für die einfache Terminbuchung gibt es etablierte Plugins. Welches passt, hängt von Ihrem Fall ab: Einzeltermine mit festen Zeitfenstern brauchen etwas anderes als Kurse mit begrenzter Teilnehmerzahl oder Veranstaltungen mit Ticketverkauf. Ich richte das Plugin ein, passe Formular und Mails an und sorge dafür, dass es zu Ihrem Theme passt, also zur Gestaltungsvorlage Ihrer Website.
Ein Plugin kommt an seine Grenzen, wenn die Buchung an Bedingungen hängt. Beispiele dafür sind:
- Nur bestimmte Personen dürfen buchen, etwa wer einen Kurs abgeschlossen oder eine Qualifikation nachgewiesen hat.
- Die Mail soll Angaben enthalten, die das Plugin nicht kennt.
- Die Übersicht der Termine soll anders aussehen oder sich anders bedienen lassen, als das Plugin es vorsieht.
In solchen Fällen programmiere ich das Buchungssystem als kleines eigenes Plugin. Es tut nur das, was Sie brauchen, und hängt an keiner Jahreslizenz. Wenn ein fertiges Plugin für Ihren Fall genügt, sage ich Ihnen das vor dem Angebot, denn dann ist eigene Programmierung unnötiger Aufwand.
Eine Privatschule im Rettungsdienst vergibt Präsenztermine an ihre Schüler. Buchen darf nur, wer alle Online-Module abgeschlossen hat oder eine bestimmte Qualifikation mitbringt. Mit einem normalen Formular ließ sich das nicht abbilden, deshalb habe ich das System programmiert.
Jeder Termin hat eine feste Teilnehmerzahl, und ein Auslastungsbalken zeigt, wie voll er schon ist. Ausgebuchte Termine erscheinen ausgegraut. Die Reihenfolge der Termine lässt sich per Drag and Drop sortieren, also durch einfaches Ziehen mit der Maus. Das Buchungsformular schaltet sich je nach Lernstand frei, und die Bestätigungsmail enthält automatisch Kurs und Datum. Das Ganze funktioniert auch auf dem Handy.
Die Rückmeldung der Schule: „Insgesamt finden wir die Umsetzung fantastisch.“
Online-Module abgeschlossen oder Qualifikation vorhanden?
So läuft die Buchung bei der Privatschule: Das Formular schaltet sich nur frei, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Bestätigungsmails, die ankommen
Eine Buchung ohne Bestätigung verunsichert Ihre Kunden, und viele fragen dann doch per Telefon nach. Deshalb teste ich die Mails vor der Übergabe mit echten Buchungen.
WordPress verschickt Mails standardmäßig über den Webserver, und solche Mails landen gern im Spam oder werden von Postfächern abgewiesen. Woran das liegt und was hilft, erkläre ich im Beitrag Kontaktformular verschickt nichts.
Bei einem Buchungssystem stelle ich den Versand auf einen eigenen Versanddienst um, wenn es nötig ist.
Selbst einrichten, externer Dienst oder abgeben?
Selbst oder mit externem Dienst
- einfache Einzeltermine
- Sie fühlen sich im WordPress-Adminbereich sicher und haben Zeit zum Ausprobieren
- nur Gesprächstermine: Dann reicht oft ein externer Terminbuchungsdienst
Abgeben lohnt sich, wenn …
- mehrere Terminarten zusammenkommen
- Plätze begrenzt sind
- die Buchung an Bedingungen hängt
- Bestätigungsmails schon jetzt unzuverlässig ankommen
Ein externer Terminbuchungsdienst, den Sie von Ihrer Website aus verlinken oder dort einbinden, ist schnell erledigt und braucht keine zusätzliche Technik auf Ihrer Website. Dafür zahlen Sie meistens eine monatliche Gebühr, die Buchungsdaten liegen beim Anbieter, und wie Buchungsseite und Mails aussehen, bestimmt weitgehend der Dienst.
Wenn Sie Ihre Zeit lieber in Ihre Kunden stecken, ist es sinnvoll, die Einrichtung abzugeben. Die meiste Arbeit steckt dabei in den Sonderfällen und im Testen, weniger im Plugin selbst.
Was Preis und Dauer bestimmt
Den Festpreis nenne ich Ihnen nach einer unverbindlichen Einschätzung. Den Aufwand, und damit auch die Dauer, bestimmen vor allem diese Punkte:
- Plugin oder Programmierung: Reicht ein fertiges Plugin, oder programmiere ich die Buchung?
- Anzahl der Terminarten: etwa Einzelgespräche, Kurse mit festen Plätzen und Veranstaltungen nebeneinander.
- Bedingungen für die Buchung: zum Beispiel ein abgeschlossener Kurs.
- Zusatzfunktionen: Bezahlen bei der Buchung, Erinnerungsmails, Absagen durch Kunden, Verbindung mit Ihrem Kalender.
- Zustand Ihrer Website: Sind WordPress, Plugins oder PHP veraltet oder kommen Mails nicht an, gehört das zuerst in Ordnung.
Dazu kommen mögliche laufende Kosten. Viele Buchungs-Plugins haben eine Jahreslizenz, eine eigene Programmierung nicht. Was jährlich auf Sie zukommt, steht im Angebot, damit Sie beide Wege vergleichen können.
Wann Ihre Buchung online geht
Den Fertigstellungstermin für Ihr Buchungssystem nenne ich Ihnen fest im Angebot. Sie sprechen dabei direkt mit mir, ohne Ticketsystem und ohne Projektmanager.
Auch bei kleineren Fragen rund um Buchungen geht es meist zügig: In einem Fall kamen die Bestätigungsmails nach der Umstellung auf einen eigenen Versanddienst noch am selben Tag an.
„Sebastian Künzl ist den Anpassungswünschen für unsere Homepage sehr schnell nachgegangen. Kaum war unsere Nachricht abgeschickt, hat Sebastian mit der Programmierung begonnen und diese erfolgreich sowie ordentlich ausgeführt.“KOS PartnerInnen
„Sebastian Künzl war ganz unkompliziert und hat sofort verstanden, was für ein Problem ich mit meiner WordPress Seite hatte. Er hat das analysiert und mir sofort die Lösung präsentiert.“Mara Giannachi
„Danke für die schnelle, unkomplizierte und reibungslose Abwicklung.“Miriam Ott
So kommen wir zu Ihrem Buchungssystem
1. Sie schildern Ihren Buchungsablauf
Welche Termine gibt es, wie viele Plätze, wer darf buchen, was soll in der Bestätigung stehen? Stichpunkte reichen, eine Tabelle Ihrer bisherigen Termine hilft.
2. Ich prüfe Ihre Website
Über einen eigenen Zugang, den Sie später wieder löschen können, sehe ich mir an, ob WordPress, Plugins und PHP aktuell genug sind und ob Ihre Website Mails zuverlässig verschickt. Die Prüfung gehört zur Anfrage und verpflichtet Sie zu nichts.
3. Sie erhalten ein Angebot
Darin steht, ob ein Plugin reicht oder ob ich programmiere, dazu Festpreis, Umfang und Fertigstellungstermin. Ich fange erst an, wenn Sie zugestimmt haben.
4. Ich baue die Buchung
Wo es sinnvoll ist, auf einer Testkopie Ihrer Website. Vor der Übergabe buche ich selbst Testtermine, auch auf dem Handy, und prüfe die Mails.
5. Übergabe mit Anleitung
Sie lernen, wie Sie Termine anlegen, Plätze ändern und Buchungen einsehen. Das System gehört Ihnen.
Wenn die ersten Buchungen eingehen
Ein Buchungssystem hängt an mehreren Stellen gleichzeitig: am Formular, am Mailversand und an WordPress selbst. Ändert ein Update etwas an einer dieser Stellen, fällt es oft erst auf, wenn ein Kunde anruft und fragt, ob seine Buchung angekommen ist.
Deshalb schicke ich Ihnen nach der Übergabe ein Angebot für die laufende Betreuung, in der ich Updates einspiele und danach prüfe, ob die Buchung noch funktioniert. Buchen müssen Sie sie nicht. Die Pakete finden Sie auf der Seite WordPress-Betreuung.
Häufige Fragen
Können meine Kunden bei der Buchung gleich bezahlen?
Das ist möglich, macht das Projekt aber umfangreicher, weil ein Zahlungsanbieter angebunden werden muss. Ob sich das für Sie lohnt oder ob eine Rechnung nach dem Termin reicht, besprechen wir vor dem Angebot.
Kann ich Termine und Plätze selbst ändern?
Ja. Termine anlegen, Teilnehmerzahlen anpassen und Buchungen ansehen erledigen Sie im WordPress-Adminbereich, also im Verwaltungsbereich Ihrer Website. Die Anleitung dazu bekommen Sie bei der Übergabe.
Lässt sich die Buchung mit meinem Kalender verbinden?
Viele Buchungs-Plugins können das, bei einer eigenen Programmierung hängt es vom Kalender ab. Sagen Sie mir, welchen Sie nutzen, dann prüfe ich das bei der Einschätzung.
Bekommen meine Kunden eine Erinnerung, und können sie selbst absagen?
Beides lässt sich einrichten. Viele Buchungs-Plugins verschicken vor dem Termin eine Erinnerungsmail und lassen Kunden über einen Link in der Bestätigung absagen oder umbuchen. Bei einer eigenen Programmierung baue ich das mit ein, wenn Sie es brauchen. Vorher klären wir, wann die Erinnerung verschickt wird, bis wann eine Absage möglich ist und ob der Platz danach wieder frei wird. Das steht dann so im Angebot.
Was ist mit Datenschutz bei den Buchungsdaten?
Die Buchungsdaten liegen auf Ihrer eigenen Website und nicht bei einem fremden Buchungsportal. Welche Hinweise Sie dazu in Ihrer Datenschutzerklärung brauchen, klären Sie bitte mit Ihrem Rechtsberater, die rechtliche Bewertung bleibt bei ihm.
Ihr Buchungsablauf
Wie sollen Ihre Kunden bei Ihnen buchen?
Schreiben Sie mir, welche Termine oder Plätze Sie vergeben und wer buchen darf.
Ich sage Ihnen, ob ein Plugin dafür reicht oder ob sich eine eigene Lösung lohnt, und was ich für ein Angebot noch wissen muss.
Anleitungen und Einschätzungen rund um WordPress finden Sie im Ratgeber.
