Erweiterungen für WordPress
WordPress Buchungssystem: Termine und Plätze direkt über Ihre Website vergeben
Ich baue Ihnen ein Buchungssystem in Ihre WordPress-Website ein, damit Ihre Kunden Termine, Kursplätze oder Veranstaltungen selbst buchen und die Bestätigung gleich per Mail bekommen.
Oft reicht dafür ein gutes Plugin, das ich einrichte und an Ihre Abläufe anpasse. Wenn Ihre Regeln komplizierter sind, programmiere ich die Buchung selbst. Auf Ihre Anfrage antworte ich in der Regel innerhalb eines Werktags.
- Ein fertiges Buchungs-Plugin reicht, solange jeder buchen darf und es nur um Zeit und Plätze geht. Hängt die Buchung an Bedingungen, lohnt sich eine eigene Lösung.
- Die Bestätigungsmail gehört zum Buchungssystem dazu. Ich prüfe, dass sie mit den richtigen Angaben verschickt wird und auch ankommt.
- Sie pflegen Termine und Plätze nach der Übergabe selbst. Dafür bekommen Sie eine kurze Anleitung.
Was Sie mit einer Buchung auf der Website erreichen wollen
Die meisten Anfragen beginnen mit dem gleichen Wunsch: Termine sollen nicht mehr per Mail und Telefon hin und her abgestimmt werden. Ein Coach möchte freie Gesprächstermine zeigen, eine Trainerin ihre Seminarplätze vergeben, eine Schule ihre Präsenztage füllen. Ihre Kunden sehen, was frei ist, buchen selbst und bekommen sofort eine Bestätigung. Sie sehen auf einen Blick, wer wann kommt.
Dazu gehören ein paar Fragen, die vorher geklärt sein sollten. Wie viele Plätze hat ein Termin? Was passiert, wenn er voll ist? Wer darf überhaupt buchen? Und was soll in der Bestätigungsmail stehen?
Plugin oder eigene Programmierung
Für die einfache Terminbuchung gibt es etablierte Plugins. Welches passt, hängt von Ihrem Fall ab: Einzeltermine mit festen Zeitfenstern brauchen etwas anderes als Kurse mit begrenzter Teilnehmerzahl oder Veranstaltungen mit Ticketverkauf. Ich richte das Plugin ein, passe Formular und Mails an und sorge dafür, dass es zu Ihrem Theme passt, also zur Gestaltungsvorlage Ihrer Website.
Ein Plugin kommt an seine Grenzen, wenn die Buchung an Bedingungen hängt. Beispiele dafür sind:
- Nur bestimmte Personen dürfen buchen, etwa wer einen Kurs abgeschlossen oder eine Qualifikation nachgewiesen hat.
- Die Mail soll Angaben enthalten, die das Plugin nicht kennt.
- Die Übersicht der Termine soll anders aussehen oder sich anders bedienen lassen, als das Plugin es vorsieht.
In solchen Fällen programmiere ich das Buchungssystem als kleines eigenes Plugin. Es tut nur das, was Sie brauchen, und hängt an keiner Jahreslizenz. Wenn ein fertiges Plugin für Ihren Fall genügt, sage ich Ihnen das vor dem Angebot, denn dann ist eigene Programmierung unnötiger Aufwand.
Eine Privatschule im Rettungsdienst vergibt Präsenztermine an ihre Schüler. Buchen darf nur, wer alle Online-Module abgeschlossen hat oder eine bestimmte Qualifikation mitbringt. Mit einem normalen Formular ließ sich das nicht abbilden, deshalb habe ich das System programmiert.
Jeder Termin hat eine feste Teilnehmerzahl, und ein Auslastungsbalken zeigt, wie voll er schon ist. Ausgebuchte Termine erscheinen ausgegraut. Die Reihenfolge der Termine lässt sich per Drag and Drop sortieren, also durch einfaches Ziehen mit der Maus. Das Buchungsformular schaltet sich je nach Lernstand frei, und die Bestätigungsmail enthält automatisch Kurs und Datum. Das Ganze funktioniert auch auf dem Handy.
Die Rückmeldung der Schule: „Insgesamt finden wir die Umsetzung fantastisch.“
Bestätigungsmails, die ankommen
Eine Buchung ohne Bestätigung verunsichert Ihre Kunden, und viele fragen dann doch per Telefon nach. Deshalb teste ich die Mails vor der Übergabe mit echten Buchungen. Das sehe ich oft: WordPress verschickt Mails standardmäßig über den Webserver, und solche Mails landen gern im Spam oder werden von Postfächern abgewiesen. Woran das liegt und was hilft, erkläre ich im Beitrag Kontaktformular verschickt nichts. Bei einem Buchungssystem stelle ich den Versand auf einen eigenen Versanddienst um, wenn es nötig ist.
Selbst einrichten oder einrichten lassen?
Ein Buchungs-Plugin für einfache Einzeltermine können Sie selbst einrichten, wenn Sie sich im WordPress-Adminbereich sicher fühlen und Zeit zum Ausprobieren haben. Vergeben Sie nur Gesprächstermine, reicht oft auch ein externer Terminbuchungsdienst, den Sie von Ihrer Website aus verlinken oder dort einbinden. Das ist schnell erledigt und braucht keine zusätzliche Technik auf Ihrer Website. Dafür zahlen Sie in der Regel eine monatliche Gebühr, die Buchungsdaten liegen beim Anbieter, und wie Buchungsseite und Mails aussehen, bestimmt weitgehend der Dienst.
Abgeben lohnt sich, wenn mehrere Terminarten zusammenkommen, Plätze begrenzt sind oder die Buchung an Bedingungen hängt. Auch wenn Bestätigungsmails schon jetzt unzuverlässig ankommen oder Sie Ihre Zeit lieber in Ihre Kunden stecken, ist es sinnvoll, die Einrichtung abzugeben. In der Regel steckt die meiste Arbeit in den Sonderfällen und im Testen, weniger im Plugin selbst.
Was Preis und Dauer bestimmt
Den Festpreis nenne ich Ihnen nach der kostenlosen Einschätzung. Den Aufwand, und damit auch die Dauer, bestimmen vor allem diese Punkte:
- ob ein fertiges Plugin reicht oder ich die Buchung programmiere
- wie viele Terminarten nebeneinander laufen, etwa Einzelgespräche, Kurse mit festen Plätzen und Veranstaltungen
- ob die Buchung an Bedingungen hängt, zum Beispiel an einen abgeschlossenen Kurs
- ob Kunden bei der Buchung gleich bezahlen
- Erinnerungsmails, Absagen durch Kunden und die Verbindung mit Ihrem Kalender
- der Zustand Ihrer Website: Sind WordPress, Plugins oder PHP veraltet oder kommen Mails nicht an, gehört das zuerst in Ordnung
Dazu kommen mögliche laufende Kosten. Viele Buchungs-Plugins haben eine Jahreslizenz, eine eigene Programmierung nicht. Was jährlich auf Sie zukommt, steht im Angebot, damit Sie beide Wege vergleichen können.
Wie schnell es geht
Den Fertigstellungstermin für Ihr Buchungssystem nenne ich Ihnen fest im Angebot. Sie sprechen dabei direkt mit mir, ohne Ticketsystem und ohne Projektmanager. Auch bei kleineren Fragen rund um Buchungen geht es meist zügig: In einem Fall kamen die Bestätigungsmails nach der Umstellung auf einen eigenen Versanddienst noch am selben Tag an.
„Sebastian Künzl ist den Anpassungswünschen für unsere Homepage sehr schnell nachgegangen. Kaum war unsere Nachricht abgeschickt, hat Sebastian mit der Programmierung begonnen und diese erfolgreich sowie ordentlich ausgeführt.“KOS PartnerInnen
„Sebastian Künzl war ganz unkompliziert und hat sofort verstanden, was für ein Problem ich mit meiner WordPress Seite hatte. Er hat das analysiert und mir sofort die Lösung präsentiert.“Mara Giannachi
„Danke für die schnelle, unkomplizierte und reibungslose Abwicklung.“Miriam Ott
So läuft ein Projekt ab
- Sie schildern Ihren Buchungsablauf. Welche Termine gibt es, wie viele Plätze, wer darf buchen, was soll in der Bestätigung stehen? Stichpunkte reichen, eine Tabelle Ihrer bisherigen Termine hilft.
- Ich prüfe Ihre Website. Sie legen mir einen eigenen Zugang an, den Sie später wieder löschen können. Ich sehe mir an, ob WordPress, Plugins und PHP, die Programmiersprache hinter WordPress, aktuell genug sind, und ob Ihre Website Mails zuverlässig verschickt. Diese Prüfung ist kostenlos.
- Sie erhalten ein Angebot. Darin steht, ob ein Plugin reicht oder ob ich programmiere, dazu Festpreis, Umfang und Fertigstellungstermin. Ich fange erst an, wenn Sie zugestimmt haben.
- Ich baue die Buchung. Wo es sinnvoll ist, auf einer Testkopie Ihrer Website. Vor der Übergabe buche ich selbst Testtermine, auch auf dem Handy, und prüfe die Mails.
- Übergabe mit Anleitung. Sie lernen, wie Sie Termine anlegen, Plätze ändern und Buchungen einsehen. Das System gehört Ihnen.
Nach der Übergabe
Ein Buchungssystem hängt an mehreren Stellen gleichzeitig: am Formular, am Mailversand und an WordPress selbst. Ändert ein Update etwas an einer dieser Stellen, fällt es oft erst auf, wenn ein Kunde anruft und fragt, ob seine Buchung angekommen ist. Deshalb schicke ich Ihnen nach der Übergabe ein Angebot für die laufende Betreuung, in der ich Updates einspiele und danach prüfe, ob die Buchung noch funktioniert. Buchen müssen Sie sie nicht. Die Pakete finden Sie auf der Seite WordPress-Betreuung.
Häufige Fragen
Können meine Kunden bei der Buchung gleich bezahlen?
Das ist möglich, macht das Projekt aber umfangreicher, weil ein Zahlungsanbieter angebunden werden muss. Ob sich das für Sie lohnt oder ob eine Rechnung nach dem Termin reicht, besprechen wir vor dem Angebot.
Kann ich Termine und Plätze selbst ändern?
Ja. Termine anlegen, Teilnehmerzahlen anpassen und Buchungen ansehen erledigen Sie im WordPress-Adminbereich, also im Verwaltungsbereich Ihrer Website. Die Anleitung dazu bekommen Sie bei der Übergabe.
Lässt sich die Buchung mit meinem Kalender verbinden?
Viele Buchungs-Plugins können das, bei einer eigenen Programmierung hängt es vom Kalender ab. Sagen Sie mir, welchen Sie nutzen, dann prüfe ich das bei der Einschätzung.
Bekommen meine Kunden eine Erinnerung, und können sie selbst absagen?
Beides lässt sich einrichten. Viele Buchungs-Plugins verschicken vor dem Termin eine Erinnerungsmail und lassen Kunden über einen Link in der Bestätigung absagen oder umbuchen. Bei einer eigenen Programmierung baue ich das mit ein, wenn Sie es brauchen. Vorher klären wir, wann die Erinnerung verschickt wird, bis wann eine Absage möglich ist und ob der Platz danach wieder frei wird. Das steht dann so im Angebot.
Was ist mit Datenschutz bei den Buchungsdaten?
Die Buchungsdaten liegen auf Ihrer eigenen Website und nicht bei einem fremden Buchungsportal. Welche Hinweise Sie dazu in Ihrer Datenschutzerklärung brauchen, klären Sie bitte mit Ihrem Rechtsberater, die rechtliche Bewertung bleibt bei ihm.
Ihre Buchung
Wie sollen Ihre Kunden bei Ihnen buchen?
Schreiben Sie mir, welche Termine oder Plätze Sie vergeben und wer buchen darf. Ich sage Ihnen, ob ein Plugin dafür reicht oder ob sich eine eigene Lösung lohnt, und was ich für ein Angebot noch wissen muss.
Anleitungen und Einschätzungen rund um WordPress finden Sie im Ratgeber.
